L’accesso è libero e gratuito. Possono frequentare l’Archivio non solo gli specialisti, ma anche tutti coloro che hanno il desiderio e l’interesse di approfondire la conoscenza della città, dell’istituzione comunale e della sua storia.
Tutti i documenti conservati in Archivio sono consultabili ai sensi degli artt. 21, 21 bis e 22 del D.P.R. 1409/’64, così come modificati dal D. L.vo 281/’99, dell’art. 122 del Dpr. 42/2004 ad eccezione di quelli di carattere riservato.
Per consultare la documentazione occorre compilare una richiesta utilizzando il modulo prestampato scaricabile da questa pagina, reperibile anche al banco prestiti della Biblioteca. Le richieste possono essere presentate anche via mail. Non verrà data evasione a richieste generiche. Una nuova istanza va presentata ad ogni anno solare ovvero ogni qualvolta si intenda mutare l’argomento della ricerca.
La consultazione avverrà negli orari determinati
Le richieste di documenti non devono essere superiori a tre pezzi archivistici per seduta, salvo particolari deroghe concesse dalla direzione. I pezzi archivistici ricevuti in consultazione dovranno essere restituiti comunque volta per volta al personale addetto e nelle stesse condizioni in cui sono stati consegnati.
È vietato introdurre nella sala di consultazione borsoni, cartelle ed altri contenitori. I ricercatori potranno utilizzare gratuitamente il servizio di armadietti per il deposito bagagli della biblioteca.
I ricercatori sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione soltanto gli strumenti strettamente inerenti al proprio lavoro e avere la massima cura nella consultazione del materiale d’archivio (è proibito scrivere sui documenti, scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti, provocarne lacerazioni, mutare l’ordine delle “carte” all’interno dei fascicoli). Per ogni necessità dovrà essere richiesta l’assistenza del personale addetto.
È possibile effettuare fotografie anche con mezzi propri (da scattare senza flash per i documenti anteriori al sec. XIX), previa autorizzazione della Direzione ed alla presenza del personale addetto. E’ possibile fare fotocopie dei documenti, richiedendole al personale autorizzato, al costo di Euro 0,10 per fogli di formatoA4 e Euro 0,20 per fogli di formato A3;
Gli studiosi ed i ricercatori si impegnano a depositare in Archivio una copia della tesi di laurea, di eventuali pubblicazioni od elaborati a qualsiasi titolo redatti, che gli stessi abbiamo scritto utilizzando materiale dell’archivio comunale, che dovrà essere sempre citato come fonte nella pubblicazione. Le pubblicazioni depositate entreranno a far parte della biblioteca comunale. E’ altresì consentita la pubblicazione dei documenti conservati presso l’Archivio e riprodotti secondo le modalità di cui sopra, previa autorizzazione scritta da richiedersi al responsabile dell’Archivio. La pubblicazione deve riportare la segnatura esatta del documento e la menzione “Su concessione dell’Archivio Storico del Comune di Monfalcone” e l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
La ricerca su documenti che contengono “dati sensibili” relativi a persone fisiche – in particolare le anagrafi, i censimenti, lo stato civile ecc. è consentita nel rispetto della Legge n. 675/1996 e successive modifiche ed integrazioni, nonché dal D. L.vo 196/2003.
Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento si fa riferimento alle norme in uso presso gli archivi statali
Il ricercatore è tenuto ad osservare le modalità di cui all’allegato B della D.G. n. 31/167 dd 21.4.2005. L’autorizzazione alla consultazione di documenti riservati e alla riproduzione in copia o in facsimile dei documenti è strettamente personale.
L’autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti dati personali non solleva il ricercatore dalla responsabilità penale e civile per reati o danni derivanti a persone e ad enti per l’indebita citazione di nomi e cognomi e per la diffusione delle notizie contenute nei documenti consultati.
L’autorizzazione alla consultazione non esonera il ricercatore dall’accertamento, e se del caso, dalla regolarizzazione di eventuali diritti d’autore spettanti ad altri soggetti sugli stessi beni.
Nel caso di riproduzione per uso strettamente personale e per motivi di studio, il richiedente si impegna alla “non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute” (decreto legislativo 42/2004 ex D.M 8 aprile 1994); la violazione di tale impegno comporta l’esclusione dall’accesso agli Istituti culturali dello Stato (soprintendenze, musei, archivi, biblioteche) nonché l’applicazione delle sanzioni previste dalle leggi per la rilevanza del fatto e altresì a non usare le fotoriproduzioni per scopi diversi da quelli sopra indicati.
La consultazione del materiale conservato in Archivio è sottoposta alla disciplina degli artt. 101 e seguenti del Decreto L.vo 196/2003
